1、商談會現場採用產業分區之規劃方式並區分為26個商談區 (A1~A10；B1~B8；D1~D8)，各商談區前均設有服務台，受邀來台逾450餘家買主將依據其所屬產業分置於各商談區中。
3、3月31日(星期三）當日請攜帶商談場次表（內容包括國外買主名稱、出席場次時間、商談桌次）、公司名片等資料，並於首場次開始之20分鐘前，先至首場次之商談區服務台報到並領取識別證。
範例：A 公司確定出席之商談場次如下
09:00-09:30 印尼買主 – 電子通訊區 商談桌次A7-03
09:30-10:00 印度買主 – 太陽光電區 商談桌次A9-09
14:00-14:30 越南買主 – 連鎖通路區 商談桌次A1-15
A 公司應於08:40前抵達A7商談區報到並領取識別證（Supplier Badge），之後依序按時前往A9及A1商談區之服務台，出示識別證及名片供工作人員核對無誤後即可進行洽談。〈商談桌號：A7–03代表A7區的3號桌〉
4、現場於信義路、基隆路入口及主走道都設有服務台，以及買主攤位指示牌，若供應商對商談室的位置不了解，可洽詢各處服務台或參考買主攤位指示牌。
5、商談會每場次為30分鐘，務請提前至各商談區服務台報到，大會將為貴公司保留10分鐘，逾時未到者，該場次將逕提供予現場其他廠商。
6、貴公司報到後，服務人員將提供商談計時卡，卡上將載明商談桌號、商談時段及簡易問卷，廠商需憑卡進場商談，並依照計時卡標示之截止時間結束商談，以維護下一場次廠商之權益。
7、每場次商談結束後需填妥計時卡上之簡易問卷，並交由服務人員收回以供大會參考。另為維持場內秩序，請務必依照服務人員指示，勿自行移動至其他桌次商談。
8、因報名場次有限，未能事先報名商談會之公司可於3月31日（星期三）上午10:00至各商談區之服務台領取號碼牌進行補位，步驟如下：
(1) 上午10:00起：供應商至各商談區服務台領取號碼牌，每家供應商每區每次僅可抽取1張號碼牌。
(2) 上午10:00起至下午17:00止：供應商於現場臨時補位。
若買主於30分鐘內與上一家供應商洽談完畢，或原排定供應商遲到10分鐘以上，剩餘之時間可開放給已領取號碼牌並在現場等候之供應商洽談。
(3) 下午17:00~18:00止：交換名片及簡短晤談。
請供應商於各商談區門口等待，當各商談區螢幕所顯示的號碼範圍（如1-20）為所抽取的號碼時請依服務人員指示，按照號碼牌順序進場與買主會晤，若欲與同一商談區中之一家以上買主會晤，請於前一場洽談完畢後，重新至服務台領取號碼牌。
9、本會保有規則變動之權益，現場歉難提供買主聯繫資料，請供應商見諒。若有任何問題請洽現場之工作人員，感謝您支持。
外貿協會敬啟
